Архив для «чайников»: где и как вести поиски

Если кратко, архив ― это собрание документов. Сейчас так же называется и учреждение, где эти документы хранятся. История архивов насчитывает тысячелетия: прообразы современных хранилищ были известны примерно с V–III в. до н. э., они существовали в Месопотамии, Египте и Малой Азии при дворцах, храмах и библиотеках. 

На Руси прообразы архивов появились при монастырях около Х в. Тогда же появились первые архивисты ― люди, которые собирали документы, вели их учет и обеспечивали сохранность. Они назывались «ларниками» ― от слова «ларь» (большой деревянный ящик, где эти документы и хранились). В XIV–XV вв. благодаря развитию государственности единиц хранения стало гораздо больше, и к XV в. в России появились хранилища, похожие на современные архивы. Само слово «архив» возникло гораздо позже: его ввел в оборот Петр᠎ I в 1720 г., когда архивы в соответствии с Генеральным регламентом официально отделились от канцелярий в самостоятельные структурные части учреждений. Там стали храниться ненужные для оперативной работы документы, которые могли потребоваться позже. Тогда же возникла должность «архивариус», были разработаны инструкции по ведению архивов и определены условия хранения документов: чисто, сухо и по порядку. 

Сейчас в России существует огромное количество архивных учреждений. Их можно разделить на несколько групп.

1. Федеральные архивы

Федеральные архивы хранят документы центральных государственных учреждений, материалы персонифицированные (о деятелях культуры и искусства) и по особым тематикам (древний период, армия и флот и проч.), а также специфические виды документации (фонодокументы).

2. Региональные архивы

В региональных архивах можно найти документы местных (губернских и уездных) госучреждений, организаций и предприятий, личные фонды выдающихся граждан.

3. Ведомственные архивы

Ведомственные архивы собирают и сохраняют документы учреждений и ведомств. Со временем их фонды передаются в региональные архивы.

4. Муниципальные архивы

Муниципальные архивы хранят документы районных, городских, сельских и поселковых органов самоуправления и местных учреждений, организаций и предприятий.

А еще есть архивы ЗАГС, архивные отделы музеев и библиотек.

Архивный поиск ― один из важных этапов генеалогического исследования, но не самый первый. Более того, чтобы работа в архиве была продуктивной, к ней надо тщательно подготовиться. Запрос «найдите мне что-нибудь о моих родственниках Смирновых» архивисты исполнить не смогут, даже если очень захотят. 

Согласно Стандарту генеалогического исследования Международного Генеалогического Центра работа в архивах находится на 4-м месте после сбора данных в семье, составления плана исследования и поиска в открытых базах данных. Попробуйте собрать максимальное количество информации об искомом человеке:  

• дату и место рождения;
• место учебы;
• место работы;
• информацию о переездах;
• дату и место заключения брака (и развода, если был);
• дату и место рождения ребенка (детей);
• сведения о членстве в партиях;
• дату и место смерти и т. д.

Конечно, не все из этого можно найти в семейном архиве или узнать из разговора с родственниками, но порой даже крупицы информации позволяют распутать клубок и найти много интересного. Начинать следует с советского периода, а затем углубляться в дореволюционный. 

Итак, когда ключевая информация собрана, можно отправляться в региональный архив. В региональных архивах зачастую хранятся фонды предприятий, где работал искомый человек, и они могут стать кладезем полезной информации. Например, в документах учреждения, где работала ваша прабабушка, могут сохраниться личное дело с фотографией, биографические сведения, собственноручно написанная автобиография, информация о вступлении/исключении из партии и многие другие документы, которые дадут зацепки для дальнейшего исследования. 

Но чтобы правильно выбрать региональный архив, нужно знать, в каком населенном пункте жил интересующий вас человек. Важно отследить, как именно менялось административно-территориальное деление нужного региона с течением времени. Понимание, к какой губернии (а позднее ― области) относились город или село в разные периоды, позволит более точно вести поиск в архивных фондах. 

Заходим в гид по архивам или указываем в поисковой строке «архив [нужной] области», находим сайт. На сайте открываем путеводитель по архиву: в нем даны названия архивных фондов с аннотациями, то есть описанием документов, которые в них хранятся. Ищем нужный фонд. Например, ваш родственник работал на металлургическом заводе, который давно закрылся; и документы этого завода объединены в фонд 56 ― его вам и следует изучить.

1. Онлайн-доступ

Если на сайте архива есть виртуальный читальный зал или доступ к платформе АИС «Архив», задача упрощается: ищете нужные документы самостоятельно по номеру фонда, оплачиваете доступ к оцифрованным образам (можно скачать квитанцию и сходить в банк либо оплатить прямо на сайте, например, через QR-код) и изучаете их.

2. Читальный зал

Если онлайн-доступа нет или нужные вам фонды не оцифрованы, можно приехать в архив лично и работать в читальном зале. Для этого необходимо позвонить в архив заранее и записаться на свободную дату. Если запись не нужна, можно прийти в любое время в часы работы зала (они указаны на сайте), но не лишним будет уточнить по телефону расписание санитарных и выходных дней. С собой обязательно возьмите паспорт; некоторые архивы требуют еще и фотографию ― уточните это перед визитом. 

В архиве нужно будет оформить пропуск. Для этого при первом посещении вам выдадут анкету, которую нужно заполнить. В ней указывается тема исследования, и тут желательно вписать как можно более широкую тему, например, «Генеалогия» или «История семьи». 

Когда пропуск готов, проходите в читальный зал и изучайте описи нужных фондов, если не изучили их заранее в путеводителе на сайте. Затем сделайте заказ дел (документов) в читальный зал. Иногда их приносят через несколько часов, иногда просят прийти через несколько дней, так что будьте готовы приехать в архив еще как минимум один раз. 

Работать в читальном зале архива самостоятельно довольно интересно, но этот способ поиска имеет много минусов. Во-первых, архив ― это государственное учреждение, принимает посетителей по будням в рабочее время, что может быть неудобно для работающих. Во-вторых, самостоятельный поиск неспециалисту вести довольно сложно: приготовьтесь потратить много времени, несколько раз приезжать в архив и часами сидеть над пожелтевшими страницами. Поэтому многие начинающие исследователи заказывают эту работу у частных специалистов, выполняющих коммерческие заказы, или доверяют поиск экспертам такой организации, как Международный Генеалогический Центр.  

3. Запрос в архив

Есть еще один способ поиска документов: запросы в архив. Обычно на сайтах архивов есть специальные бланки: найдите их, тщательно заполните все нужные поля, оставьте свои контактные данные, отправьте запрос в электронном виде или обычным бумажным письмом и ждите минимум 30 дней (в некоторых архивах срок ожидания составляет от полугода). Как правило, когда нужная информация находится, архив выставляет счет, после оплаты которого присылает данные в электронном или в бумажном виде. В каждом учреждении свой прейскурант, но окончательную стоимость предугадать сложно: она зависит от количества найденных документов, их состояния, даты создания и др. Запросы в архивы можно делать и через сервис Famiry: это быстрее и проще, чем писать его самостоятельно. Ответ вы получите также в течение 30 дней. 

Способ с запросами хорош еще и тем, что сотрудники архива в ответе всегда указывают «основание»: архивные шифры документов, которые они нашли, с указанием фондов, описей, дел и листов. Эти данные можно использовать потом для самостоятельного поиска, если хочется копать глубже. 

Кроме региональных архивов, по тем же принципам поиск можно вести в федеральных и муниципальных архивах. 

Когда информация по советскому периоду собрана, можно углубляться в историю, и там главными документами будут не только документы учреждений и организаций, но и метрические книги (дореволюционный «церковный ЗАГС»), исповедные росписи (списки тех, кто был на исповеди), ревизские сказки (переписи населения). Они тоже хранятся в архивах, и их поиск аналогичен. 

А что делать, если об искомом родственнике совсем нет информации, нет даже дат и места проживания? Тогда первым делом придется обратиться в ЗАГС: там хранятся сведения о рождениях, браках, разводах и смертях примерно с 1918 г., с момента создания отделов ЗАГС. Но не все регионы сразу перешли на новые правила, поэтому в некоторых областях сведения стали вести в отделах ЗАГС лишь с 1920-х гг. 

Помните, что ЗАГС всегда требует подтверждение родства с искомым человеком. Если вы собираетесь искать сведения о маме или папе, это не так сложно. Но вот с братом бабушки по отцу уже могут быть трудности. Чтобы подтвердить родство с ним, нужен будет целый список документов: свидетельства о рождении вас, вашего отца, вашей бабушки и ее брата, свидетельства о браках ваше (если у вас с искомой персоной разные фамилии) и вашей бабушки (если у нее с братом разные фамилии). 

Когда кипа документов о родстве собрана, можно начинать поиски. Отправляйтесь на сайт ближайшего отдела ЗАГС, направляйте запрос по электронной или обычной почте, оплачивайте госпошлину. Чек нужно принести в ЗАГС, сотрудники прикрепят его к заполненной форме и самостоятельно отправят в нужный отдел, где был зарегистрирован запрашиваемый акт. Через 30 дней вы получите документ в том отделе ЗАГС, который вы указали в запросе. Если через 30 дней ответ не пришел, позвоните и уточните, в чем дело. 

Если архив выполнил свои обязанности добросовестно, а сведения, которые вы запрашивали, сохранились, этому стоит только порадоваться: вы получили не только полные ответы на ваши вопросы, но и ниточки к дальнейшему поиску. 

Но бывают и другие случаи. Например, в нужном вам архиве сведений нет, и запрос перенаправлен в другой архив; придется подождать еще немного. Если ответ дан формально или не в полном объеме, обратитесь в архив еще раз с теми же вопросами, сославшись на ч. 3 ст. 5 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006, где указано, что гражданин имеет право получить ответ по существу поставленных вопросов. Бывает, что в ответе на запрос дается неверная информация ― все мы люди, и ошибки случаются. Тогда вам стоит еще раз направить запрос с просьбой перепроверить информацию. Если архив требует от вас доплатить за сведения, которые обязан предоставить бесплатно, на него можно пожаловаться в вышестоящий госорган и в прокуратуру. Но надеемся, вам принятие таких жестких мер никогда не потребуется. 

Работа в архивах ― ключевой пласт генеалогического исследования, здесь множество особенностей и подводных камней, поэтому каждый поиск будет уникален, как и судьба каждого человека.