Все темы

Зачем генеалогу идти в ЗАГС?

606
Светлана Лискова

В России 18 декабря отмечают День работников органов ЗАГС. Их профессиональная деятельность напрямую влияет на сохранение истории семей. Ведь они регистрируют самые важные события в жизни каждого человека. И от того, насколько четко они внесут запись, обеспечат ее сохранность, а при необходимости в будущем помогут ее найти, зависит воссоздание родственных связей и восстановление жизненного пути предков.

Практически ни один поиск, проводимый по стандарту генеалогического исследования, не минует этап обращения в архивы ЗАГС.

История

Обязанность регистрации рождений, браков и смертей была переложена с религиозных учреждений на гражданские (органы ЗАГС) в 1917 г. Вместо метрических стали вестись книги регистрации актов гражданского состояния. Их форма и порядок ведения первоначально закреплялись многочисленными декретами ВЦИК СНК РСФСР:

  • «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния» от 18 декабря 1917 г.,
  • «О расторжении брака» от 19 декабря 1917 г.,
  • «О праве граждан изменять свои фамилии и прозвища» от 4 марта 1918 г.;
  • «Инструкция об организации отделов записей браков и рождений» (утв. Наркомюстом РСФСР, Народным комиссариатом по местному самоуправлению РСФСР 4 января 1918 г.).
«Известия» Ефремовского совета крестьянских и рабочих депутатов, 1918 г. Источник: yandex.ru

«Известия» Ефремовского совета крестьянских и рабочих депутатов, 1918 г. Источник: yandex.ru

«Известия» Ефремовского совета крестьянских и рабочих депутатов, 1918 г. Источник: yandex.ru

«Известия» Ефремовского совета крестьянских и рабочих депутатов, 1918 г. Источник: yandex.ru

После все эти разрозненные нормативные акты были собраны в «Кодекс законов об актах гражданского состояния, брачном, семейном и опекунском праве», принятый ВЦИК 16 сентября 1918 г. Теперь событие не считалось действительным с точки зрения закона, если оно не было зарегистрировано в ЗАГСе. Несмотря на это, в некоторых регионах метрические книги в церквях велись и в 1920-е гг. (особенно в Сибири и на Дальнем Востоке).

Кроме рождений, браков и смертей органы ЗАГС стали регистрировать перемену имени, разводы, а позже и усыновления (с 1918 по 1927 г. усыновление официально не признавалось). Здесь же выдавались свидетельства и справки, подтверждающие совершение гражданского акта, и повторные свидетельства на основании церковных метрических книг. При этом даты переводили на новый стиль «путем прибавления 12 дней к дате, указанной в метрической записи, в отношении событий, происшедших в XIX в. до 1 января 1901 г., и 13 дней к дате, указанной в метрической записи, в отношении событий, происшедших с 1 января 1901 г.». А названия местностей указывались «в соответствии с существующим административно-территориальным делением на день выдачи свидетельства».

За годы своего существования в разных регионах учреждения ЗАГС находились в ведении НКВД, МВД и только в 1956 г. были переданы в ведение местных советов народных депутатов. Кроме того, в некоторых регионах (например, на Дальнем Востоке) акты гражданского состояния, помимо органов ЗАГС, регистрировали сельские и поселковые советы.

Законодательство об актовых записях неоднократно менялось. Сейчас ЗАГСы работают в соответствии с Федеральным законом №143-ФЗ от 15 ноября 1997 г. «Об актах гражданского состояния» (с изменениями и дополнениями).

В настоящее время ЗАГСы регистрируют 7 актов гражданского состояния по следующим событиям:

  1. Рождение.
  2. Заключение брака.
  3. Расторжение брака. 
  4. Усыновление.  
  5. Установление отцовства. 
  6. Перемена имени, фамилии, отчества.
  7. Смерть.
Бланки для свидетельств. Источник: yandex.ru

Бланки для свидетельств. Источник: yandex.ru

При регистрации любого из них вносится запись в специальный журнал — книгу государственной регистрации актов гражданского состояния (актовую книгу). С 1927 г. в инструкцию о ее заполнении был внесен пункт, который предписывал не оставлять пустые графы (хотя это соблюдалось не всегда). На основании записи на руки выдается соответствующее свидетельство.

Не вся информация из актовой книги переносится в свидетельство.

Лицам, не являющимся сотрудниками органов ЗАГС, доступ к актовым журналам закрыт.

Книги актов гражданского состояния хранятся в архивах ЗАГС 100 лет, после чего передаются в государственные архивы. Основная часть книг до 1927 г. составления уже была передана в региональные архивы. К некоторым налажен удаленный доступ через АИС (например, в Государственном архиве Пензенской области).

Как обратиться в ЗАГС

Что можно получить:

  • повторное свидетельство,
  • справку.

Что нельзя получить:

  • скан-копию записи из актовой книги.
Объединенный государственный архив Челябинской области (ОГАЧО). Источник: yandex.ru

Объединенный государственный архив Челябинской области (ОГАЧО). Источник: yandex.ru

К тем книгам ЗАГС, которые уже переданы и хранятся в государственных архивах (обычно 1917–1927 гг., но в некоторых регионах и более поздние), открыт доступ как для самостоятельного просмотра, так и для запроса на копирование записей.

Для восстановления полного семейного архива можно запрашивать повторные свидетельства. Но для целей генеалогического исследования рекомендуем получать справки, т. к. они обычно содержат больше сведений из оригинальной записи.

Кто может получить справку / повторное свидетельство?

Справку или повторное свидетельство может получить только:

  • лично лицо, в отношении которого сделана запись;
  • родственник лица (или другое заинтересованное лицо), в отношении которого сделана запись, при условии, что этого человека нет в живых;
  • доверенное лицо человека, в отношении которого сделана запись, или его родственника, если самого человека уже нет в живых (по нотариально заверенной доверенности).

Право на получение информации из ЗАГСа необходимо подтвердить документально: доказать факт смерти лица, в отношении которого запрашивается информация, а также родство с ним. Для этого по месту получения ответа предъявляется цепочка оригиналов документов (или нотариальных копий), показывающая родственные связи между лицом, о котором запрашиваются сведения, и лицом, получающим их. Исчерпывающий перечень документов для подтверждения родства приведен в приказе Минюста России №194 от 19 августа 2016 г. Цепочка документов должна начинаться паспортом обратившегося и заканчиваться свидетельством о смерти лица, в отношении которого запрашиваются сведения.

Перечень документов, подтверждающих в соответствии со статьей 9 Федерального закона №143-ФЗ от 15 ноября 1997 г. «Об актах гражданского состояния» право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния (утв. приказом Министерства юстиции РФ №194 от 19 августа 2016 г.)

Документами, подтверждающими в соответствии со статьей 9 Федерального закона №143-ФЗ от 15 ноября 1997 г. «Об актах гражданского состояния» право лица на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния, являются:

Удостоверение личности

Документ, удостоверяющий личность заявителя.

Документы об изменении фамилии

Документы, подтверждающие изменение (перемену) фамилии, имени и отчества заявителя и (или) лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния:

  • свидетельство (справка) о заключении брака либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
  • свидетельство (справка) о расторжении брака либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
  • свидетельство (справка) о перемене имени либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
  • свидетельство (справка) об установлении отцовства либо его (ее) нотариально удостоверенные копии.
Свидетельство о смерти

Свидетельство (справка) о смерти лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния, либо его (ее) нотариально удостоверенные копии.

Документы родственников умерших

Документы, подтверждающие родственные отношения с умершим:

  • свидетельство(-а) (справки) о рождении либо их нотариально удостоверенные копии;
  • копия вступившего в законную силу решения суда об установлении факта родственных отношений с умершим;
  • документы, подтверждающие изменение (перемену) фамилии, имени и отчества заявителя и (или) лица, в отношении которого истребуется документ о государственной регистрации акта гражданского состояния;
  • свидетельство (справка) об установлении отцовства либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
  • свидетельство (справка) об усыновлении (удочерении) либо его (ее) нотариально удостоверенные копии.
Документы для актов гражданского состояния умершего

Документы, подтверждающие заинтересованность лица в получении документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении умершего:

  • свидетельство (справка) о рождении либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
  • свидетельство (справка) о заключении брака либо его (ее) нотариально удостоверенные копии;
  • завещание, удостоверенное в установленном законодательством Российской Федерации порядке, либо его дубликат, выданный в установленном порядке;
  • справка об открытии наследственного дела, выданная нотариусом;
  • гражданско-правовые договоры, в том числе договоры ренты и пожизненного содержания с иждивением, трудовые договоры;
  • документы, выданные компетентными органами и организациями о регистрации заинтересованного лица с умершим лицом по одному адресу;
  • запрос (ходатайство) органа государственной власти и органа местного самоуправления о выдаче повторного свидетельства о смерти в случае признания имущества умершего выморочным;
  • запрос (ходатайство) органа государственной власти и органа местного самоуправления о выдаче повторного свидетельства о смерти в случае, если умерший являлся нанимателем жилья, находящегося в государственной или муниципальной собственности;
  • документ, подтверждающий полномочия заявителя.
Документы о регистрации актов несовершеннолетних детей без родителей

Документы, подтверждающие право на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении несовершеннолетних детей, оставшихся без попечения родителей:

  • запрос (ходатайство) органа опеки и попечительства или организации, в которой находится ребенок, о выдаче документа о государственной регистрации акта гражданского состояния;
  • решение органа опеки и попечительства об установлении опеки (попечительства);
  • договор о приемной семье;
  • документ, подтверждающий полномочия заявителя.
Документы о регистрации актов для недееспособных граждан

Документы, подтверждающие право на получение документов о государственной регистрации актов гражданского состояния в отношении лица, признанного судом недееспособным:

  • запрос (ходатайство) организации, в которой находится лицо, признанное недееспособным, о выдаче документа о государственной регистрации актов гражданского состояния;
  • копия вступившего в законную силу решения суда о признании гражданина недееспособным;
  • решение органа опеки и попечительства об установлении опеки над гражданином, признанным судом недееспособным;
  • документ, подтверждающий полномочия заявителя.
Доверенность для получения повторного свидетельства

Нотариально удостоверенная доверенность от лица, имеющего право на получение повторного свидетельства или иного документа (справки), подтверждающего(-й) факт государственной регистрации акта гражданского состояния.

Документы вне пределов РФ

Документы, выданные компетентными органами иностранных государств в удостоверение актов гражданского состояния, совершенных вне пределов территории Российской Федерации по законам соответствующих иностранных государств, при наличии их легализации, если иное не установлено международным договором Российской Федерации.

В случае если каких-то свидетельств для подтверждения цепочки родства не хватает, необходимо восстановить их прежде или одновременно с запрашиваемым документом.

Если родственная связь не вполне очевидна, к документам желательно приложить схему родства в виде простого понятного древа без лишних персон.

Форма запроса

Пример заявления на выдачу справки о браке

Пример заявления на выдачу справки о браке

Чтобы получить как можно больше информации из актовой книги, следует запрашивать не повторное свидетельство, а справку с указанием в ней всех сведений из оригинальной записи.

Запрос на справку следует подавать по определенной форме. Бланки заявлений установлены приказом Министерства юстиции РФ №201 от 1 октября 2018 г. (номера форм с 25-го по 30-й).

В заявлении укажите номер формы запрашиваемой справки, а также все данные, которые вам известны, заполните все поля, в том числе графу «иные сведения».

В приказе №201 говорится, что в графе «иные сведения» справки будут указаны «запрашиваемые сведения» из записи в актовой книге, поэтому их важно перечислить. Но за время существования ЗАГСов бланки их журналов менялись несколько раз, необходимо ознакомиться с законодательством нужного времени, чтобы узнать, какая информация заполнялась на тот момент. Это могли быть:

  • сведения о роде занятий лиц, причастных к событию;
  • адрес их проживания;
  • место работы;
  • национальность и другое.
Свидетельство о заключении брака. Источник: yandex.ru

Свидетельство о заключении брака. Источник: yandex.ru

В журналах также предусмотрена графа для особых отметок: например, в книге о браке ставится отметка о разводе, если он был.

Рекомендуется оставить список открытым на случай, если в книге окажется не учтенная вами информация (например, в конце списка добавить «и другие имеющиеся сведения»). А если какие-то графы не заполнены, желательно попросить указать это в ответе, а не просто поставить прочерк, как того требует ведомственная инструкция. В заявлении необходимо указать наименование отдела ЗАГС, в котором вам было бы удобно получить результат.

Формы выдаваемых справок закреплены в приказе Минюста №200 от 1 октября 2018 г.

Не вся информация из актовой книги может быть открыта обратившемуся в ЗАГС родственнику: закон запрещает переносить в справки содержащиеся в записи сведения о месте жительства заявителя о событии и сведения об усыновлении (из записи о рождении).

Куда обращаться?

Есть несколько способов подать запрос:

  • отправить письмо «Почтой России» в тот отдел ЗАГС, где была сделана запись;
  • обратиться лично в ближайший отдел;
  • заполнить форму на портале «Госуслуги»;
  • обратиться в МФЦ.

Несмотря на то, что способы обращения прописаны в законодательстве, на практике в каждом регионе и даже в каждом отделе ЗАГС установились свои правила. Так, в Москве (в отличие от подавляющего большинства других городов) с недавних пор запросы принимаются только через МФЦ; а в Якутске не проигнорируют запрос, отправленный по электронной почте. Самый распространенный способ обращения в большинстве регионов — это личное посещение ближайшего отдела, также набирает популярность запрос через «Госуслуги».

Срок исполнения запросов — от 1 до 30 дней.

При любом способе обращения для получения повторного свидетельства или справки требуется оплатить госпошлину. Квитанция об оплате предъявляется при оформлении запроса. Важно, чтобы фамилии заявителя и плательщика совпадали. Реквизиты нужного отдела и сумму можно найти на официальном сайте ЕГР ЗАГС. Здесь же удобно ее оплатить.

Купюры и монеты. Источник: yandex.ru

Купюры и монеты. Источник: yandex.ru

Фасад «Почты России». Источник: yandex.ru

Фасад «Почты России». Источник: yandex.ru

Запрос по «Почте России»

Запрос необходимо отправить в тот ЗАГС, где зарегистрирован гражданский акт.

Книги актов гражданского состояния ведутся в двух экземплярах: первый хранится в местном районном ЗАГСе (муниципальном), а второй отправляется в областной ЗАГС (субъекта РФ). Запрос по почте можно направлять как в районный, так и в областной отдел.

В конверт нужно вложить:

  • заявление по установленной форме;
  • сопроводительное письмо (желательно, но необязательно), в котором можно отразить какие-либо индивидуальные особенности запроса, дополнительные данные, могущие облегчить поиск записи, но которых не было в заявлении, просьбу перенести «иные сведения» из актовой книги в единый электронный реестр и т.п.;
  • квитанцию об оплате пошлины.

Получать результат нужно будет в ближайшем к вам отделе ЗАГС. Там же необходимо будет предъявить документы, подтверждающие родство.

ЗАГС. Источник: yandex.ru

ЗАГС. Источник: yandex.ru

Личное обращение

Обратиться можно в любое отделение ЗАГС. Ближайшее по месту проживания (пребывания) поможет определить сервис на портале «Реестр ЗАГС». Чаще всего при личном обращении заявку будет формировать сотрудник по вашему запросу, поэтому важно попросить перечислить в ней всю информацию, которую вы желали бы получить. При этом подтвердить родство и предоставить квитанцию об оплате госпошлины необходимо будет при оформлении заявки.

Обращения в иностранный ЗАГС (например, в ЗАГСы стран СНГ) также формируются в ближайшем к вам отделе только при личном посещении.

«Госуслуги». Источник: yandex.ru

«Госуслуги». Источник: yandex.ru

Запрос через «Госуслуги»

Существует возможность оформить заявление не выходя из дома — через портал «Госуслуги». Для этого необходимо авторизоваться, найти и заполнить несложную форму.

Минус удаленного обращения — в невозможности приложить сопроводительное письмо или попросить исполнителя учесть какие-то индивидуальные особенности запроса.

Плюсы: удобство подачи заявления, возможность перечислить необходимые иные сведения, так же как и при запросе лично или по почте.

На «Госуслугах» вы можете только подать заявление. Чтобы получить справку, в любом случае нужно будет посетить отдел ЗАГС. В электронном виде справки не выдаются!

МФЦ. Источник: yandex.ru

МФЦ. Источник: yandex.ru

Запрос в МФЦ

Запрос в МФЦ подается так же, как и при личном посещении отдела ЗАГС. Но прежде следует уточнить, принимает ли МФЦ в вашем городе такие обращения.

ЕГР ЗАГС. Источник: yandex.ru

ЕГР ЗАГС. Источник: yandex.ru

Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния

Оцифровка всех актовых записей советского периода и внесение их в единую информационную систему официально завершилась 1 января 2021 г. Теперь ЗАГСы выдают повторные свидетельства и справки на ее основе в день обращения. Несмотря на то, что еще в 2016 г. было законодательно определено, какие обязательные сведения из книг должны быть перенесены в систему (распоряжение Правительства РФ №2934-р от 31 декабря 2016 г.), в ней встречается множество пробелов. Кроме того, в законе отмечены графы, необязательные для перенесения в ЕГР, поэтому справка, составленная на основе этой информационной системы, с большой долей вероятности будет менее информативна, чем если бы сведения переносились напрямую из книги.

Но есть и плюсы. Теперь у сотрудников ЗАГС есть возможность быстро определить дату и место совершения события, а также номер актовой записи, если это было неизвестно.

Что делать, если в ЕГР перенесены не все сведения из актовой книги?

Чтобы быть уверенным, что в справке будет отражено максимальное количество информации, желательно перед запросом связаться с тем отделом ЗАГС, где хранится актовая книга с нужной записью, и попросить перенести все заполненные графы, включая «иные сведения», в ЕГР.

Обращение в ЗАГС и получение справок обо всех хранящихся в его архивах записях о ваших предках — это основа генеалогического исследования советского периода. Вы узнаете даты и места рождения, браков, разводов и смертей, а возможно, адреса работы и жительства. И уже на основании полученных сведений сможете выстроить план дальнейших поисков.

А если вы будете в ближайшем отделе ЗАГС 18 декабря, не забудьте поздравить сотрудников с их профессиональным праздником.

Краткая памятка, как получить сведения из ЗАГСа (для большинства регионов)

  1. Изучите свой семейный архив, чтобы понять, каких сведений о рождениях, браках и смертях предков, живших в советский период, у вас не хватает.
  2. Расспросите родственников о датах и местах рождения, браков и смертей предков, сведения о которых вы хотите найти или подтвердить в ЗАГСе.
  3. Подготовьте цепочку документов, подтверждающих ваше родство с предками, информацию о которых вы будете запрашивать.
  4. Определите наиболее удобный для вас способ обращения в ЗАГС (для Москвы — в МФЦ).
  5. Оплатите госпошлину. Если планируется обращение через «Госуслуги», то оплатить пошлину лучше там же, в процессе формирования запроса. Распечатайте квитанцию. (Для Москвы — все через МФЦ.)
  6. В зависимости от выбранного способа обращения заполните форму заявления в электронном или бумажном виде, отправьте ее в ЗАГС (для Москвы — в МФЦ).
  7. Обратитесь в ближайший отдел ЗАГС (для Москвы — в МФЦ) за результатом.

Читайте также

ВАМ МОЖЕТ БЫТЬ ИНТЕРЕСНО