Зачем генеалогу идти в ЗАГС?

Обязанность регистрации рождений, браков и смертей была переложена с религиозных учреждений на гражданские (органы ЗАГС) в 1917 г. Вместо метрических стали вестись книги регистрации актов гражданского состояния. Их форма и порядок ведения первоначально закреплялись многочисленными декретами ВЦИК СНК РСФСР:

• «О гражданском браке, о детях и о ведении книг актов состояния» от 18 декабря 1917 г.,
• «О расторжении брака» от 19 декабря 1917 г.,
• «О праве граждан изменять свои фамилии и прозвища» от 4 марта 1918 г.;
• «Инструкция об организации отделов записей браков и рождений» (утв. Наркомюстом РСФСР, Народным комиссариатом по местному самоуправлению РСФСР 4 января 1918 г.).

После все эти разрозненные нормативные акты были собраны в «Кодекс законов об актах гражданского состояния, брачном, семейном и опекунском праве», принятый ВЦИК 16 сентября 1918 г. Теперь событие не считалось действительным с точки зрения закона, если оно не было зарегистрировано в ЗАГСе. Несмотря на это, в некоторых регионах метрические книги в церквях велись и в 1920-е гг. (особенно в Сибири и на Дальнем Востоке).

Кроме рождений, браков и смертей органы ЗАГС стали регистрировать перемену имени, разводы, а позже и усыновления (с 1918 по 1927 г. усыновление официально не признавалось). Здесь же выдавались свидетельства и справки, подтверждающие совершение гражданского акта, и повторные свидетельства на основании церковных метрических книг. При этом даты переводили на новый стиль «путем прибавления 12 дней к дате, указанной в метрической записи, в отношении событий, происшедших в XIX в. до 1 января 1901 г., и 13 дней к дате, указанной в метрической записи, в отношении событий, происшедших с 1 января 1901 г.». А названия местностей указывались «в соответствии с существующим административно-территориальным делением на день выдачи свидетельства».

За годы своего существования в разных регионах учреждения ЗАГС находились в ведении НКВД, МВД и только в 1956 г. были переданы в ведение местных советов народных депутатов. Кроме того, в некоторых регионах (например, на Дальнем Востоке) акты гражданского состояния, помимо органов ЗАГС, регистрировали сельские и поселковые советы.

Законодательство об актовых записях неоднократно менялось. Сейчас ЗАГСы работают в соответствии с Федеральным законом №143-ФЗ от 15 ноября 1997 г. «Об актах гражданского состояния» (с изменениями и дополнениями).

В настоящее время ЗАГСы регистрируют 7 актов гражданского состояния по следующим событиям:

1. Рождение.
2. Заключение брака.
3. Расторжение брака. 
4. Усыновление.  
5. Установление отцовства. 
6. Перемена имени, фамилии, отчества.
7. Смерть.
   

Лицам, не являющимся сотрудниками органов ЗАГС, доступ к актовым журналам закрыт.

Книги актов гражданского состояния хранятся в архивах ЗАГС 100 лет, после чего передаются в государственные архивы. Основная часть книг до 1927 г. составления уже была передана в региональные архивы. К некоторым налажен удаленный доступ через АИС (например, в Государственном архиве Пензенской области).

Что можно получить:

• повторное свидетельство,
• справку.

Что нельзя получить:

• скан-копию записи из актовой книги.

К тем книгам ЗАГС, которые уже переданы и хранятся в государственных архивах (обычно 1917–1927 гг., но в некоторых регионах и более поздние), открыт доступ как для самостоятельного просмотра, так и для запроса на копирование записей.

Для восстановления полного семейного архива можно запрашивать повторные свидетельства. Но для целей генеалогического исследования рекомендуем получать справки, т. к. они обычно содержат больше сведений из оригинальной записи.

• лично лицо, в отношении которого сделана запись;

• родственник лица (или другое заинтересованное лицо), в отношении которого сделана запись, при условии, что этого человека нет в живых;

• доверенное лицо человека, в отношении которого сделана запись, или его родственника, если самого человека уже нет в живых (по нотариально заверенной доверенности).

Чтобы получить как можно больше информации из актовой книги, следует запрашивать не повторное свидетельство, а справку с указанием в ней всех сведений из оригинальной записи.

Запрос на справку следует подавать по определенной форме. Бланки заявлений установлены приказом Министерства юстиции РФ №201 от 1 октября 2018 г. (номера форм с 25-го по 30-й).

В заявлении укажите номер формы запрашиваемой справки, а также все данные, которые вам известны, заполните все поля, в том числе графу «иные сведения».

В приказе №201 говорится, что в графе «иные сведения» справки будут указаны «запрашиваемые сведения» из записи в актовой книге, поэтому их важно перечислить. Но за время существования ЗАГСов бланки их журналов менялись несколько раз, необходимо ознакомиться с законодательством нужного времени, чтобы узнать, какая информация заполнялась на тот момент. Это могли быть:

• сведения о роде занятий лиц, причастных к событию;
• адрес их проживания;
• место работы;
• национальность и другое.

В журналах также предусмотрена графа для особых отметок: например, в книге о браке ставится отметка о разводе, если он был.

Рекомендуется оставить список открытым на случай, если в книге окажется не учтенная вами информация (например, в конце списка добавить «и другие имеющиеся сведения»). А если какие-то графы не заполнены, желательно попросить указать это в ответе, а не просто поставить прочерк, как того требует ведомственная инструкция. В заявлении необходимо указать наименование отдела ЗАГС, в котором вам было бы удобно получить результат.

Формы выдаваемых справок закреплены в приказе Минюста №200 от 1 октября 2018 г.

Есть несколько способов подать запрос:

• отправить письмо «Почтой России» в тот отдел ЗАГС, где была сделана запись;

• обратиться лично в ближайший отдел;

• заполнить форму на портале «Госуслуги»;

• обратиться в МФЦ.

При любом способе обращения для получения повторного свидетельства или справки требуется оплатить госпошлину. Квитанция об оплате предъявляется при оформлении запроса. Важно, чтобы фамилии заявителя и плательщика совпадали. Реквизиты нужного отдела и сумму можно найти на официальном сайте ЕГР ЗАГС. Здесь же удобно ее оплатить.

Запрос по «Почте России»

Запрос необходимо отправить в тот ЗАГС, где зарегистрирован гражданский акт.

Книги актов гражданского состояния ведутся в двух экземплярах: первый хранится в местном районном ЗАГСе (муниципальном), а второй отправляется в областной ЗАГС (субъекта РФ). Запрос по почте можно направлять как в районный, так и в областной отдел.

В конверт нужно вложить:

• заявление по установленной форме;

• сопроводительное письмо (желательно, но необязательно), в котором можно отразить какие-либо индивидуальные особенности запроса, дополнительные данные, могущие облегчить поиск записи, но которых не было в заявлении, просьбу перенести «иные сведения» из актовой книги в единый электронный реестр и т.п.;

• квитанцию об оплате пошлины.

Получать результат нужно будет в ближайшем к вам отделе ЗАГС. Там же необходимо будет предъявить документы, подтверждающие родство.

Личное обращение

Обратиться можно в любое отделение ЗАГС. Ближайшее по месту проживания (пребывания) поможет определить сервис на портале «Реестр ЗАГС». Чаще всего при личном обращении заявку будет формировать сотрудник по вашему запросу, поэтому важно попросить перечислить в ней всю информацию, которую вы желали бы получить. При этом подтвердить родство и предоставить квитанцию об оплате госпошлины необходимо будет при оформлении заявки.

Обращения в иностранный ЗАГС (например, в ЗАГСы стран СНГ) также формируются в ближайшем к вам отделе только при личном посещении.

Запрос через «Госуслуги»

Существует возможность оформить заявление не выходя из дома — через портал «Госуслуги». Для этого необходимо авторизоваться, найти и заполнить несложную форму.

Минус удаленного обращения — в невозможности приложить сопроводительное письмо или попросить исполнителя учесть какие-то индивидуальные особенности запроса.

Плюсы: удобство подачи заявления, возможность перечислить необходимые иные сведения, так же как и при запросе лично или по почте.

Запрос в МФЦ

Запрос в МФЦ подается так же, как и при личном посещении отдела ЗАГС. Но прежде следует уточнить, принимает ли МФЦ в вашем городе такие обращения.

Единый государственный реестр записей актов гражданского состояния

Оцифровка всех актовых записей советского периода и внесение их в единую информационную систему официально завершилась 1 января 2021 г. Теперь ЗАГСы выдают повторные свидетельства и справки на ее основе в день обращения. Несмотря на то, что еще в 2016 г. было законодательно определено, какие обязательные сведения из книг должны быть перенесены в систему (распоряжение Правительства РФ №2934-р от 31 декабря 2016 г.), в ней встречается множество пробелов. Кроме того, в законе отмечены графы, необязательные для перенесения в ЕГР, поэтому справка, составленная на основе этой информационной системы, с большой долей вероятности будет менее информативна, чем если бы сведения переносились напрямую из книги.

Но есть и плюсы. Теперь у сотрудников ЗАГС есть возможность быстро определить дату и место совершения события, а также номер актовой записи, если это было неизвестно.

Что делать, если в ЕГР перенесены не все сведения из актовой книги?

Чтобы быть уверенным, что в справке будет отражено максимальное количество информации, желательно перед запросом связаться с тем отделом ЗАГС, где хранится актовая книга с нужной записью, и попросить перенести все заполненные графы, включая «иные сведения», в ЕГР.

Обращение в ЗАГС и получение справок обо всех хранящихся в его архивах записях о ваших предках — это основа генеалогического исследования советского периода. Вы узнаете даты и места рождения, браков, разводов и смертей, а возможно, адреса работы и жительства. И уже на основании полученных сведений сможете выстроить план дальнейших поисков.

А если вы будете в ближайшем отделе ЗАГС 18 декабря, не забудьте поздравить сотрудников с их профессиональным праздником.